Zpracovatelská smlouva

Tenhle dokument platí, jakmile jako autoservis vložíš do Servisníku údaje o svých zákaznících. V ten okamžik jsi správce jejich osobních údajů ty a Servisník je zpracovatel. Dokument odpovídá článku 28 nařízení GDPR a uzavírá se odsouhlasením při založení servisu.

1. Smluvní strany

• Správce: autoservis, který si v Servisníku založil účet, v rozsahu uvedeném v jeho profilu.
• Zpracovatel: Mgr. Jakub Mareček, Foltýnova 1006/17, 635 00 Brno, IČO 01233718, provozovatel Servisníku.

2. Čeho se to týká

Předmět	vedení servisní evidence vozidel zákazníků správce
Doba	po dobu, co má správce v Servisníku účet
Povaha a účel	uložení, zobrazení, výpočty nad záznamy, upozornění na blížící se termíny, předání historie zákazníkovi
Kategorie údajů	jméno zákazníka, telefon, e-mail a poznámka, kterou k němu správce napíše; údaje o vozidle včetně SPZ a VIN; stav tachometru; servisní zakázky s cenou a popisem; nahrané doklady a fotografie
Kategorie subjektů	zákazníci správce, případně jejich zaměstnanci
Zvláštní kategorie	nezpracovávají se. Nevkládej do poznámek údaje o zdravotním stavu ani nic podobně citlivého.

3. Co zpracovatel dělá a nedělá

• Zpracovává údaje jen podle pokynů správce. Pokynem se rozumí i samotné používání služby.
• Nepoužívá je k vlastním účelům, nepředává je dál k marketingu a neprodává je.
• Zavazuje všechny, kdo k údajům mají přístup, k mlčenlivosti.
• Přijímá přiměřená technická a organizační opatření — šifrovaný přenos, hesla uložená jako nevratný otisk, oddělení dat podle servisu, denní zálohy a záznam o přístupech.
• Pomůže správci, pokud jeho zákazník uplatní svá práva nebo pokud dojde k bezpečnostnímu incidentu.

4. Oddělení dat

Každý servis vidí jen své zákazníky, svá vozidla a své zakázky. Zaměstnanec jednoho servisu se k datům jiného nedostane. Je to vynucené v aplikaci, ne jen slibem.

5. Další zpracovatelé

Správce dává obecný souhlas s tím, aby zpracovatel využíval další zpracovatele pro provoz služby. Aktuální seznam i to, co se jim předává, je v zásadách ochrany osobních údajů — jde především o hosting, úložiště záloh, odesílání e-mailů, hlášení chyb a službu rozpoznávající údaje z fotografií.

O záměru přidat nebo vyměnit dalšího zpracovatele dá zpracovatel vědět nejméně 30 dnů předem. Správce může do té doby vznést námitku; pokud na ní trvá, může smlouvu vypovědět a účet zrušit.

Pozor na vytěžování z fotek. Když vyfotíš fakturu zákazníka, odejde obrázek ke zpracování jazykovým modelem — může na něm být jméno i SPZ. Pokud tohle nechceš, zadávej zakázky ručně; žádná jiná funkce ti tím nezmizí.

6. Předání mimo EU

Někteří další zpracovatelé sídlí mimo Evropskou unii. Předání se opírá o standardní smluvní doložky Evropské komise, případně o rozhodnutí o odpovídající ochraně.

7. Předání vozidla zákazníkovi

Když vozidlo předáš zákazníkovi, stává se on správcem svých údajů o tom vozidle a Servisník vůči němu vystupuje jako správce podle svých zásad. Ty si zachováš přístup k zakázkám, které jsi na tom vozidle udělal.

Předáním prohlašuješ, že k tomu máš od zákazníka svolení.

8. Bezpečnostní incident

Zpracovatel ohlásí správci porušení zabezpečení jeho dat bez zbytečného odkladu, nejpozději do 48 hodin od chvíle, kdy se o něm dozví, včetně toho, co se stalo a co s tím dělá.

9. Kontrola

Správce má právo si ověřit, že se tohle dodržuje — dotazem, nebo kontrolou po předchozí domluvě v přiměřeném rozsahu a nejvýše jednou ročně, pokud nejde o reakci na incident.

10. Konec

Po zrušení účtu zpracovatel údaje smaže do 30 dnů, s výjimkou kopií v zálohách, které zanikají nejpozději do 12 měsíců. Před zrušením si můžeš data vyexportovat.

11. Odpovědnost správce

Za to, že má k údajům svých zákazníků právní titul a že je informoval o zpracování, odpovídá správce. Zpracovatel za to neodpovídá a nemůže to za něj posoudit.